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兩種用 Excel 創(chuàng)建目錄的妙招

秋葉Excel 2022/9/28 14:48:19 責編:遠生

原文標題:《Excel 還能創(chuàng)建目錄?這招超簡單,快到?jīng)]朋友!》

大家好,我是最近努力學習的小爽~

最近在梳理 Excel 知識點的時候,不經(jīng)意發(fā)出了一個疑問:

Word 中有目錄導航,我們通過點擊標題,就可以跳轉到對應的文檔位置。

PPT 中我們可以通過新增節(jié),點擊對應的節(jié),就可以跳轉到相對應的 PPT 頁面。

為什么在 Excel 中,對于工作表,沒有一個類似于導航目錄的玩意???

Excel 雖然也有導航欄,但是當工作表數(shù)量很多,我們想找到指定工作表就太麻煩了!

緊接著,我就在想,既然 Excel 中沒有,那我們可不可以自己創(chuàng)建一個目錄頁?

所以根據(jù)這個思路,我做了一個這樣的目錄頁:

本文就介紹一下常用的 2 種創(chuàng)建超鏈接目錄的方法:

利用 hyperlink 函數(shù)創(chuàng)建目錄頁(適用于所有版本)

利用兼容性檢查創(chuàng)建目錄頁(適用于 Office 2003 以上的版本)

大家就跟著我的思路,繼續(xù)往后面看吧~

現(xiàn)在工作簿中有如下的工作表,我們需要在目錄頁中創(chuàng)建工作表目錄。

01、利用 hyperlink 函數(shù)創(chuàng)建目錄頁

創(chuàng)建目錄頁前,我們需要先獲取工作表名稱。

一個個輸入工作表名稱也是可以的,不過有點麻煩,下面我先介紹 2 種獲取工作表名稱的方法。

▋第一步:獲取工作表名稱,這里我們介紹兩種方法。

? 方法一:利用方方格子函數(shù)庫

之前我們介紹過方方格子函數(shù)庫,這里我們就用到函數(shù)庫里的 GetSheetName 函數(shù)

公眾號后臺回復:函數(shù)庫,即可獲得下載鏈接~

GetSheetName 函數(shù)的語法規(guī)則為:

=GetSheetName (序號,[是否忽略隱藏表]))

比如說:

=GetSheetName (1),就是獲得第一張表的名稱

=GetSheetName (2),就是獲得第二張表的名稱

……

我們可以利用 ROW 函數(shù)獲得連續(xù)序號。

我們在目錄頁 A2 單元格中輸入公式:

=IFERROR(GetSheetName(ROW(A2)),)

下拉填充,此時所有的工作表名稱都出來了。

? 方法二:自定義函數(shù)公式。

除了用函數(shù)庫,我們也可以自己寫一個自定義函數(shù)。

① 按住快捷鍵【Alt+F11】打開 VBA 編輯器,右鍵插入一個模塊。

② 單擊模塊,將 VBA 代碼復制到編輯器里面。

Function getName(ByVal sheet_no As Integer)
getName = Worksheets(sheet_no).Name
' 這個的含義就是:Worksheets (1).Name,獲取第一張工作表的名稱;Worksheets (1).Name,獲取第一張工作表的名稱,以此類推……
End Function

現(xiàn)在在工作表中,就存在 GetName 函數(shù)了,我們直接使用就可以啦~

注意:

使用自定義函數(shù)的話,文檔需要另存為 xlsm / xls 格式。

不想改的話,可以直接獲取工作表名稱后,將名稱直接復制粘貼為值,

到這里,我們就得到工作表的名稱了,接下來我們就直接利用 hyperlink 函數(shù)創(chuàng)建目錄~

▋第二步:使用 hyperlink 函數(shù)創(chuàng)建目錄

hyperlink 函數(shù)基本語法:

=HYPERLINK (地址,[友好名稱])

我猜,肯定會有小伙伴直接這樣寫公式:

=HYPERLINK(A2&"!A1",A2)

不過點開,結果會出錯,原因是 HYPERLINK 函數(shù)在引用單元格的時候,第一參數(shù)前面需要加個#號。

整合起來我們就可以直接編寫公式:

=HYPERLINK("#"&A2&"!A1",A2)

此時,目錄頁就大致做成了。

對于目錄頁的美化,我們可以將 A 列中的工作表名稱設置為白色,C 列取消下劃線,修改顏色。

02、利用兼容性檢查創(chuàng)建目錄頁

PS:關于兼容性檢查:Office 可以檢查文檔與其他版本的 Office for Mac 和 Windows 版本的 Office 的兼容性,并創(chuàng)建兼容性報告。

你可以打開兼容性報告以了解有關任何兼容性問題的詳細信息,并嘗試修復。

我們先來看一下具體操作!

▋第一步

? 選中除目錄頁以外的所有的工作表。

點擊第 2 個工作表,按住【Shift】鍵不松開,點擊最后一個工作表。

? 在 A1 單元格中輸入:

=XDF1

? 按住快捷鍵【Ctrl+Enter】批量填充。

▋第二步:打開兼容性檢查,將生成的目錄鏈接復制到目錄表上的 C2 單元格上。

? 選擇【文件】選項卡。

? 選擇「信息」-「檢查問題」-「檢查兼容性」。

? 此時會彈出兼容性檢查器對話框,選擇「復制到新表」,此時會出現(xiàn)一個工作表名稱為「Sheet2」的工作表。

▋第三步:將生成連接區(qū)域復制到目錄頁工作表 B2 單元格上,通過替換和字體格式設置,美化目錄頁。

? 將鏈接區(qū)域進行復制。

? 將區(qū)域粘貼到目錄頁 C2 單元格。

?選中區(qū)域,按住快捷鍵【Ctrl+H】調出替換窗口,將 '!A1 全部替換為(空)。

?去掉下劃線,更改字體顏色,修改單元格邊框。

此時,目錄頁就完成了,鼠標懸停在文字上面會出現(xiàn)小指頭,單擊之后可以跳轉到對應的工作表。最后將 Sheet2 工作表直接刪除即可。

▋第四步:為除目錄頁之外的工作添加跳轉鏈接。

選中除目錄頁之外的工作表。

在 A1 單元格中輸入公式:

=HYPERLINK ("#目錄頁!A1","回到目錄頁")

【Ctrl+Enter】批量填充,將字體設置為加粗綠色字體。

最后將目錄進行簡單美化,就能做出開頭所示的效果啦~

看到這里,你肯定有一些小小的問號?

XDF1 是什么意思?

我們點擊 A1 單元格,按住快捷鍵【Ctrl+→】,這個時候可以跳轉到最后一列,也就是 XFD1。

XDF1 跟 XFD1 一樣,其實就是一個單元格,列標為 XDF,行標為 1。

輸入公式:

=column(XDF1)

結果為 16334。

也就是 XDF1 的列數(shù)為 16334,工作表的最大列就是 XFD,也就是 16384 列。

為什么要輸入 = XDF1 呢?

兼容格式的最大列數(shù)為 256 (IV) 列,當前格式的最大列數(shù)為 16384 (XFD) 列。

當我們在工作表中使用公式 = XDF1 后,再檢查兼容性問題。

由于兼容性格式最大列數(shù)為 256,引用不到列數(shù)為 16334 的單元格,所以會出現(xiàn)窗口提示。

我們將檢查到的內容復制到新表中,就可以看到對應提示問題中的超鏈接位置。

所以,除了引用 XDF1 這個單元格,我們還可以引用在 256(IV)到 16384 (XFD) 列之間的單元格。

03

好啦,最后總結一下本文介紹的 2 種方法:

利用 hyperlink 函數(shù)創(chuàng)建目錄。

涉及知識點:

? 獲取工作表名稱。

自定義函數(shù)的編寫,主要是利用 Worksheets (1).Name,表示第一個工作表的名稱。你會發(fā)現(xiàn)其實 VBA 也不是特別難;

? 利用 hyperlink 函數(shù)創(chuàng)建超鏈接目錄,其中第一參數(shù),在跳轉單元格的時候前面需要加一個#號。

利用兼容性檢查創(chuàng)建目錄。

涉及知識點:

? 兼容格式(03 版本)的最大列數(shù)為 256 (IV) 列,除兼容版本以外的格式最大列數(shù)為 16384(XFD)。

所以我們可以利用引用單元格構造兼容性問題,再檢查兼容性問題時,復制新表,得到我們創(chuàng)建目錄時所需要的超鏈接。

學會了今天的小技巧,當別人還在一個個翻找工作表時,你通過目錄,一秒就能找到指定工作表啦!

如果你工作中經(jīng)常用到 Excel,熟練掌握這些基礎操作,能幫你大大提升效率!

本文來自微信公眾號:秋葉 Excel (ID:excel100),作者:小爽  編輯:竺蘭

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關鍵詞:Excel

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