「嘟…… 嘟…… 嘟…… 您所撥打的號碼是空號，請核對后再撥」。
what？怎么回事？
抬頭一看，原來是表格里的電話號碼登記錯了。
實際上，這種事情并不少見。
我們在收集某些信息的時候，經(jīng)常會遇到錯填少填多填的，比如手機號、身份證號等，甚至性別這一項都會出問題
：
該怎么避免上述情況的發(fā)生呢？
有個很簡單卻實用的方法 —— 數(shù)據(jù)驗證（Office 2013 之前的版本又叫數(shù)據(jù)有效性）。
1、數(shù)據(jù)驗證是什么
數(shù)據(jù)驗證，是用來限制數(shù)據(jù)類型或用戶輸入單元格的值。
選中工作表的一個區(qū)域，在【數(shù)據(jù)】選項卡下找到【數(shù)據(jù)工具】并打開【數(shù)據(jù)驗證】窗口。
就能夠配置該區(qū)域限制輸入的條件，輸入前就出現(xiàn)的提示信息，出錯后彈出的警告信息，以及當(dāng)前輸入位置用的輸入法模式。
輸入法模式這個比較好理解，后面就不展開說了，具體還是說說前 3 種功能~
2、輸入前自動提醒
當(dāng)選中已經(jīng)設(shè)置過【輸入信息】的單元格時，就會在旁邊自動顯示提示框。
選中其他單元格，這個提示框就不會出現(xiàn)，也不會影響閱讀體驗。
? 選中需要設(shè)置的區(qū)域，鼠標(biāo)點擊【數(shù)據(jù)】選項卡-【數(shù)據(jù)工具】-【數(shù)據(jù)驗證】。
? 在彈出的「數(shù)據(jù)驗證」窗口中，鼠標(biāo)單擊【輸入信息】。
? 分別在「標(biāo)題」和「輸入信息」下面的對話框中輸入提示信息，不限于期望或要求其他用戶輸入的內(nèi)容形式、規(guī)范要求等。（感覺有點像 PPT 里的備注誒??）
? 最后單擊【確定】。
并檢查下有沒有設(shè)置成功。
選中單元格時會有提示信息，說明操作沒問題。
3、輸入后自動報警
當(dāng)你輸入不符合要求的信息，Excel 就會自動跳出報警彈窗，并要求你重新輸入。
不過，如果想實現(xiàn)這個功能，那必須提前【設(shè)置】好驗證條件。
以我剛剛提到的身份證號位數(shù)舉例。
身份證號必須是 18 位數(shù)字，不論是多一位、還是少一位，都不行。
所以我們可以限制這一項輸入的「文本長度」為 18。
? 選擇需要設(shè)置的表格區(qū)域，打開【數(shù)據(jù)驗證】窗口，一眼就能看到我們需要進行操作的界面。
? 【允許】「文本長度」「等于」「18」。
單擊【確定】，「驗證條件」這里就設(shè)置好了。
接下來，是【出錯警告】。
打開【出錯警告】的窗口，勾選「輸入無效數(shù)據(jù)時顯示出錯警告」，【樣式】選擇「停止」，填寫好「標(biāo)題」和「錯誤信息」。
最后別忘了單擊【確定】。
這樣，D2:D11 區(qū)域的報警提醒就做好了。
你學(xué)會了嗎？
對了，悄悄提醒一下，【出錯警告】的「樣式」，除了剛剛用到的「停止」，還有「警告」和「信息」。
它們的功能都大同小異，有興趣的話你可以動手操作感受一下~
4、限制輸入的條件
看到這里，可能你會好奇，為什么我又要把這一項單獨拉出來說一遍呢？
因為通過它，可以分別對日期、時間、文本等類型實行豐富的數(shù)據(jù)錄入限制功能。
比如上面提到的限制「文本長度」為 18。
而且，結(jié)合「序列」功能，還可以創(chuàng)建下拉列表，這是數(shù)據(jù)驗證最常見的用法之一。
將一些數(shù)據(jù)設(shè)置成下拉列表，不僅能夠提高錄入效率，還能有效限制數(shù)據(jù)填寫范圍，確保規(guī)范一致。
看下效果圖：
上圖展示的是 Excel 里的一級下拉列表，經(jīng)過深入的設(shè)置，我們還可以創(chuàng)建二級下拉列表、三級下拉列表、搜索式下拉列表……
5、寫在最后
今天講的「限制輸入」功能有一個大的 BUG，那就是它只對手工輸入的數(shù)據(jù)有效，對已經(jīng)輸入的、復(fù)制粘貼過來的數(shù)據(jù)無效。
換句話說，它并不能完全防止某些人「胡作非為」。
如果你有其他方法，歡迎留言交流！
如果想要驗證已經(jīng)輸入的數(shù)據(jù)是否符合驗證條件，可以使用這個功能 ——【圈釋無效數(shù)據(jù)】。
最后總結(jié)一下 ↓
每天學(xué)點 Excel，工作效率 up~up~
本文來自微信公眾號：秋葉 Excel （ID：excel100），作者：竺蘭，編輯：雅梨子、竺蘭
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